Του Χρήστου Μιχάλαρου
H λεγόµενη «4η βιοµηχανική επανάσταση», οι ιλιγγιώδεις ρυθµοί µε τους οποίους ο κόσµος αλλάζει ως προς το ψηφιακότερο, το παράλληλο σύµπαν που λέγεται διαδίκτυο και οι αυξηµένες ψηφιακές λύσεις σε προβλήµατα που µέχρι πρότινος φάνταζαν θεµελιώδη, έχουν οδηγήσει πολλές εταιρείες, αλλά και τις δηµόσιες υπηρεσίες των κρατών, να καταρτίσουν πλάνα απεξάρτησης από το πολύτιµο αυτό αγαθό, πάνω στο οποίο χτίστηκαν ολόκληροι πολιτισµοί.
Στην Κύπρο και σύµφωνα µε τους παράγοντες της αγοράς και τα στοιχεία της Στατιστικής Υπηρεσίας, η µείωση της χρήσης χαρτιού για σκοπούς εκτύπωσης και φωτοτυπίας στο δηµόσιο υπολογίζεται ότι έχει πέσει περίπου στα µισά, σε σχέση µε πριν από 10 χρόνια, ενώ η πτωτική τάση στις εισαγωγές και πωλήσεις χαρτιού και γραφικής ύλης που σχετίζεται µε αυτό αγγίζει περίπου το 5%.
Την ίδια ώρα, όλο και περισσότερες εταιρείες επιλέγουν να ψηφιοποιήσουν το αρχείο τους και να περάσουν στην εποχή της µηχανογράφησης. Πρόκειται για µια επένδυση τόσο οικονοµικού όσο και ποιοτικού κεφαλαίου, προκειµένου να ρίξουν το λειτουργικό και το πάγιο κόστος, τον χρόνο διεκπεραίωσης και τη γραφειοκρατία, αυξάνοντας την ίδια ώρα την αποτελεσµατικότητα, την ασφάλεια και την προοπτική για µέλλουσες χρήσεις.
Οι επιδόσεις µας κατώτερες των προσδοκιών
Μιλώντας στο Economy Today, ο Επικεφαλής Επιστήµονας για την Έρευνα και την Καινοτοµία, Κυριάκος Κόκκινος, υποστηρίζει ότι, στη θεωρία, η κατεύθυνση και η δέσµευση για µείωση της χρήσης χαρτιού, κυρίως στον δηµόσιο τοµέα, υπάρχουν. Ωστόσο, ο βαθµός επιτυχίας που σηµειώνει το κυπριακό κράτος, µέχρι στιγµής, είναι κατώτερος των προσδοκιών.
«Στο δηµόσιο, εξακολουθεί να χρησιµοποιείται αρκετό χαρτί, παρόλο που έχουµε αυτοµατοποιήσει και απλουστεύσει τις διαδικασίες. Στην ουσία, κάνουµε ακριβώς την ίδια δουλειά που κάναµε στον υπολογιστή, απλώς τυπώνουµε χαρτιά, διατηρώντας έτσι ένα σπάταλο, διπλό σύστηµα», αναφέρει, υπογραµµίζοντας ότι αυτό που έχει γίνει µέχρι στιγµής είναι η µηχανογράφηση των υφιστάµενων διαδικασιών, χωρίς να έχει γίνει επανασχεδιασµός και εκσυγχρονισµός.
Τα συστήµατα
Το (µακρινό) 1995 η Κυπριακή ∆ηµοκρατία άρχισε να τρέχει ένα µεγαλεπήβολο έργο µε την ονοµασία «Σύστηµα Αυτοµατοποίησης Γραφείου» (Office Automation System - OAS), το οποίο προβλέπει την ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων ανάµεσα σε τµήµατα και υπουργεία. Ως πρώτη χρονιά-ορόσηµο είχε τεθεί το 2000, όταν και, σύµφωνα µε τον σχεδιασµό, το σύνολο των δηµόσιων υπαλλήλων θα έπρεπε να εργάζεται βάσει αυτού.
Όταν το Σύστηµα πρωτοσχεδιάστηκε, δεν ήταν διαδικτυακό, ωστόσο ανασχεδιάστηκε άλλες τρεις φορές, προκειµένου να προσαρµοστεί στα νέα δεδοµένα. Έτσι, το OAS έγινε eOAS και στη συνέχεια eOASIS, προκειµένου να επιτύχει τη διακίνηση πληροφοριών και εγγράφων µεταξύ των υπουργείων.
«Ενώ υπάρχει εγκεκριµένο σχέδιο από το Υπουργικό Συµβούλιο προκειµένου να καλύψει τους περίπου 19.500 υπαλλήλους της κυβέρνησης, λόγω κακής υλοποίησης, σήµερα το eOASIS χρησιµοποιείται από µόλις 3.000, που έχουν να κάνουν µε το Υπουργείο Οικονοµικών, το Τµήµα Προσωπικού και το Τµήµα Πληροφορικής. Σκεφτείτε ότι οι Υπουργοί στέλνουν επιστολές ότι έχουν πνιγεί στο χαρτί, αλλά το Σύστηµα ακόµα δεν υλοποιείται πλήρως, µε το αρµόδιο Τµήµα να επικαλείται έλλειψη προσωπικού – κάτι που δεν είναι ψέµα. Παρ’ όλα αυτά, το κονδύλι είναι εγκεκριµένο αλλά δεν αξιοποιείται», τονίζει, διευκρινίζοντας ότι παρόµοια έργα σε εκκρεµότητα υπάρχουν και στον ευρύτερο δηµόσιο τοµέα.
Μπορούµε και πολύ καλύτερα
Σύµφωνα µε τον ίδιο, στο δηµόσιο η χρήση χαρτιού θα µπορούσε να είναι στο 25% της σηµερινής, ωστόσο η απεξάρτηση από το βασικό αυτό αγαθό δεν αφορά µόνο τη µείωση κόστους, αλλά κυρίως ζητήµατα ασφαλείας, παραγωγικότητας και µείωσης του λειτουργικού κόστους και των διαδικασιών.
Πάντως, ο ίδιος παραδέχεται ότι στον ιδιωτικό τοµέα έχουν γίνει αρκετά βήµατα προόδου, καθώς πολλές εταιρείες έχουν βρει λύσεις στην ηλεκτρονική διαχείριση των λειτουργιών τους.
«Πρέπει να αλλάξουµε νοοτροπία»
Από την πλευρά του, ο πρώην ∆ιευθυντής του Τµήµατος Πληροφορικής της κυβέρνησης και νυν πρόεδρος του Κυπριακού Συνδέσµου Πληροφορικής, Κώστας Αγρότης, θεωρεί ότι το σηµείο-κλειδί στην απεξάρτηση από το χαρτί είναι να αλλάξει η νοοτροπία του µέσου εργαζόµενου στο γραφείο, είτε πρόκειται για γραφέα είτε για διευθυντή. Σύµφωνα µε τον ίδιο, η διαδικασία του εκσυγχρονισµού θα πρέπει να ξεκινήσει από πάνω προς τα κάτω, δηλαδή από τα διευθυντικά στελέχη, προκειµένου να έχει επιτυχία.
«Με την πάροδο του χρόνου και µε την είσοδο στην εργασία ατόµων που έχουν γεννηθεί µέσα στην τεχνολογία και όχι “τεχνολογικών µεταναστών”, όπως είναι τα άτοµα µεγαλύτερων ηλικιών, τα πράγµατα θα µετασχηµατιστούν πλήρως», τονίζει.
Ερωτηθείς αν η δηµόσια υπηρεσία και οι ιδιωτικές επιχειρήσεις µπορούν να επιτύχουν πλήρη απεξάρτηση, ο κ. Αγρότης θεωρεί ότι είναι ένα ζήτηµα που µπορεί και πρέπει να συζητηθεί.
«∆εν ξέρω αν η πλήρης απεξάρτηση είναι εφικτή, ωστόσο η δηµόσια υπηρεσία µπορεί να λειτουργήσει µε την ελάχιστη ποσότητα. Οι τράπεζες, λόγω της φύσεως της εργασίας τους, φαίνεται ότι είναι αρκετά πίσω σε αυτό το θέµα. Οι µικροµεσαίες επιχειρήσεις όµως δεν βλέπω τον λόγο γιατί να χρησιµοποιούν χαρτί, δεδοµένου ότι υπάρχει το cloud, µε το οποίο µπορούν να απλοποιήσουν τις διαδικασίες τους. Επίσης, δεν περιορίζονται από τη νοµοθεσία που διέπει τη δηµόσια υπηρεσία», επισηµαίνει.
Αλλάζει το εργασιακό µοντέλο
Πάντως, πέραν των γνωστών πλεονεκτηµάτων, όπως η µείωση κόστους, η ασφάλεια και η διευκόλυνση των διαδικασιών, σύµφωνα µε τον κ. Αγρότη, η ψηφιοποίηση θα συµβάλει και στην υιοθέτηση του «ηλεκτρονικού γραφείου» και της αποµακρυσµένης εργασίας, δηλαδή οι εργαζόµενοι να µην προσέρχονται στον χώρο της επιχείρησης ή της υπηρεσίας τους, αλλά να προσφέρουν την εργασία τους ηλεκτρονικά.
«Ειδικά οι νεότερες γενιές δεν χρειάζεται να βάλουν κοστούµι και γραβάτα και να πάνε στο γραφείο, να ανάψουν φώτα και θέρµανση και να σπαταλήσουν πόρους. Σε ένα αυτοµατοποιηµένο περιβάλλον, θα µπορούν να ανταλλάξουν αλληλογραφία, να έχουν πρόσβαση σε αρχεία και δεδοµένα και να λάβουν αποφάσεις από το σπίτι τους ή την καφετέρια. Έτσι, η εργασία γίνεται πιο ευέλικτη, αλλά εξοικονοµούνται πόροι και γραφειακοί χώροι», αναφέρει.
Αυξηµένη ευελιξία
Μιλώντας στο Economy Today, ο Αναπληρωτής Γενικός Γραµµατέας του Κυπριακού Εµπορικού και Βιοµηχανικού Επιµελητηρίου (ΚΕΒΕ), Λεωνίδας Πασχαλίδης, συµφωνεί µε τη γενικότερη εκτίµηση ότι η απεξάρτηση από το χαρτί για τις επιχειρήσεις είναι πέραν πάσης αµφιβολίας χρήσιµη και απαραίτητη.
«Χωρίς χαρτί αυξάνεται η παραγωγικότητα, εξοικονοµείται πολύτιµος χρόνος, απαιτούνται λιγότεροι χώροι και παράλληλα προστατεύεται το περιβάλλον. Επιπλέον, ο ψηφιακός µετασχηµατισµός επιτρέπει νέες µεθόδους εργασίας, όπως η δουλειά από το σπίτι, χωρίς τη φυσική παρουσία του εργαζόµενου, κάτι που δίνει ευελιξία», επισηµαίνει.
Στην ερώτηση αν υπάρχουν εργασίες στις οποίες το χαρτί δεν µπορεί να αντικατασταθεί µε την ψηφιοποίηση, ο κ. Πασχαλίδης εκτιµά ότι αυτές είναι εξαιρετικά λίγες, όπως περιπτώσεις στις οποίες χρειάζεται η φυσική υπογραφή, αλλά ακόµα κι αυτή η διαδικασία βρίσκεται στα πρόθυρα της ψηφιοποίησης µε νέες τεχνολογίες.
Έχουν πέσει η εισαγωγή και η κατανάλωση
Την πτωτική τάση του χαρτιού παραδέχεται και ο Απόστολος Αποστόλου, ∆ιευθύνων Σύµβουλος της Panhartico Ltd, µιας από τις µεγαλύτερες εταιρείες εισαγωγής και εµπορίας χαρτιού στην Κύπρο.
«Η κατανάλωση χαρτιού, τόσο στον ευρωπαϊκό χώρο όσο και στην κυπριακή αγορά, είναι πολύ πιο κάτω σε σχέση µε το παρελθόν. Είτε µιλάµε για το χαρτί εφηµερίδων και περιοδικών είτε για το χαρτί φωτοτυπικής, η µείωση πλέον είναι της τάξης του 5% τον χρόνο επί του όγκου παραγωγής. Αυτό οφείλεται και στη νέα τάση για χρήση λεπτότερου χαρτιού, σε σχέση µε το παρελθόν», διευκρινίζει.
Υπολογίζει δε ότι το χαρτί φωτοτυπικής, µε το οποίο η εταιρεία του προµηθεύει το δηµόσιο, τα τελευταία 10 χρόνια έχει υποστεί πλήγµα της τάξης του 50%, µείωση που ο ίδιος χαρακτηρίζει ως «τεράστια».
«Παλιά, για κάθε µαθητή τα σχολεία χρησιµοποιούσαν δύο πακέτα χαρτί φωτοτυπικής τον χρόνο και σήµερα ίσως καταναλώνουν λίγο λιγότερο από ένα», προσθέτει.
Όσον αφορά τους λόγους µείωσης, ο ίδιος διαφωνεί µε την άποψη ότι το χαρτί ρυπαίνει το περιβάλλον και αποδίδει την αρνητική τάση στην ανάπτυξη της τεχνολογίας.
Ωστόσο, υπάρχουν κατηγορίες χαρτιού που καταγράφουν αύξηση, όπως το χαρτί συσκευασίας, το χαρτί για φαρµακευτικά σκευάσµατα και εκείνο που προορίζεται για σκοπούς υγιεινής (χαρτί υγείας, χαρτοπετσέτες, χαρτοµάντιλα).
«Το χαρτί συσκευασίας ενισχύεται λόγω του online business, των αγορών µέσω διαδικτύου και των ηλεκτρονικών καταστηµάτων. Για να σταλεί κάτι, θα πρέπει να πακεταριστεί. Αυτό δίνει µια νέα δυναµική. Όσον αφορά το χαρτί υγιεινής, αυτό δείχνει άνοδο σε παγκόσµιο επίπεδο», σηµειώνει.
Blockchain
Ο Αναπληρωτής Γενικός Γραµµατέας του ΚΕΒΕ, Λεωνίδας Πασχαλίδης, ερωτηθείς αν στον χώρο της ψηφιακής τεχνολογίας εγείρονται περισσότερα ζητήµατα ασφαλείας, απαντάει αρνητικά.
«Πιστεύω ότι όσα θέµατα δεν έχουµε λύσει ακόµα, θα τα λύσουµε στο µέλλον. Για παράδειγµα, η τεχνολογία Blockchain θα µας λύσει τα χέρια στην ασφάλεια. Ακόµα όµως κι αν υπάρχει κάποιο ρίσκο, θα πρέπει να το συνυπολογίσεις µε όλα τα υπόλοιπα. Πού βαραίνει στο τέλος η ζυγαριά; Προσωπικά κάνω όλες µου τις συναλλαγές ηλεκτρονικά και δεν έχω αντιµετωπίσει κανένα πρόβληµα. Υπάρχουν λύσεις, ο κόσµος προοδεύει. Εµείς ως ΚΕΒΕ κάνουµε µια σειρά σεµιναρίων, τα οποία είναι χορηγηµένα µέσω της Αρχής Ανάπτυξης Ανθρώπινου ∆υναµικού (ΑνΑ∆) και που σχετίζονται ακριβώς µε τη µεταµόρφωση των επιχειρήσεων. Κατά τη διάρκεια τουλάχιστον της εκπαίδευσης, οι συµµετέχοντες αντιδρούν πολύ θετικά. Το αποτέλεσµα θα το δούµε στην πράξη», τονίζει.
Από την πλευρά του, το ΚΕΒΕ έχει ήδη αρχίσει να µεταπηδά από την παραδοσιακή αρχειοθέτηση στο e-filing, ψηφιοποιώντας σταδιακά το σύνολο του αρχείου του µέσω σύγχρονων µεθόδων, κάτι το οποίο ο κ. Πασχαλίδης θεωρεί πλήρως απαραίτητο.