Σε μια συνεχώς μεταβαλλόμενη εποχή, κυρίως εξαιτίας της τεχνολογικής προόδου αλλά και των εξωγενών παραγόντων όπως η υγειονομική κρίση των προηγούμενων χρόνων, οι οργανισμοί καλούνται αναπόφευκτα να αντεπεξέλθουν άμεσα, μεταβαίνοντας στην ψηφιακή εποχή με στόχο να εξασφαλίσουν τη βιωσιμότητά τους, παραμένοντας συγχρόνως ανταγωνιστικοί και αναπτύσσοντας παράλληλα ένα νέο ψηφιακό επιχειρηματικό μοντέλο.
Συλλογικά, όλα αυτά μπορούν να επιτευχθούν μέσω του ψηφιακού μετασχηματισμού, ο οποίος προϋποθέτει, εν μέρει, την υιοθέτηση νέων ψηφιακών μέσων και τεχνολογιών. Χάρη στις έξυπνες τεχνολογίες Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων, καθώς και των Υπηρεσιών Ψηφιοποίησης δίνεται η δυνατότητα σε επιχειρήσεις να διαχειριστούν, να οργανώσουν και να αποθηκεύσουν με ασφάλεια τον μεγάλο όγκο τόσο των ηλεκτρονικών όσο και των φυσικών εγγράφων.
Η γρηγορότερη αναζήτηση και εύρεση πληροφοριών και η αποτελεσματικότερη αξιοποίηση του χρόνου των εργαζομένων, λόγω λιγότερης διαχείρισης φυσικών εγγράφων και εξεύρεσης δεδομένων, μπορούν να επιδράσουν θετικά στο λειτουργικό κόστος και στην επιχειρηματική συνέχεια επιχειρήσεων και οργανισμών. Ταυτόχρονα, τα συστήματα ΙΙΜ (Intelligent Information Management) έχουν τη δυνατότητα να ενισχύουν την επιχειρησιακή συνέχεια (Business Continuity) και να βοηθούν την επαναφορά στην επαγγελματική κανονικότητα όσον το δυνατόν γρηγορότερα. Παράλληλα, με την ψηφιοποίηση των φυσικών εγγράφων και των επιχειρηματικών διαδικασιών, εξασφαλίζεται η αναβάθμιση και αυτοματοποίηση των υφιστάμενων διαδικασιών αλλά και ο σχεδιασμός άλλων.
ΟΡΘΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
Είναι προφανές ότι, η ψηφιακή μετάβαση είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με τη διαχείριση δεδομένων και πληροφοριών. Επομένως, συγχρόνως με τη διαδικασία ψηφιακού μετασχηματισμού απαιτείται και ο ορθός σχεδιασμός της διαχείρισης δεδομένων που είτε απορρέουν από την εφαρμογή των ηλεκτρονικών συστημάτων, είτε χρειάζεται να ενσωματωθούν σ’ αυτά για να μπορέσουν οι ηλεκτρονικές διαδικασίες να συνεχιστούν ομαλά, γρήγορα και αποδοτικά. Η επίτευξη της σύνδεσης αυτής απαιτεί την αναγνώριση από τον οργανισμό του είδους της πληροφορίας που διαχειρίζεται: από πού παράγεται και σε ποια μορφή βρίσκεται (φυσική ή ηλεκτρονική), ποια συστήματα χρειάζεται να συνδεθούν με αυτή και βεβαίως, ποιο θα είναι το εργαλείο στο οποίο θα κεντρικοποιείται για να εξασφαλίζεται ένα κοινό σημείο ελέγχου και να αποφεύγεται η δημιουργία πολλαπλών σημείων αποθήκευσης με ρίσκο τη διαρροή της.
Παρόλα αυτά, η τεχνολογία αποτελεί μόνο μια διάσταση της διαδικασίας του ψηφιακού μετασχηματισμού. Αλλαγές στην οργάνωση και διοίκηση των εσωτερικών διαδικασιών, καθώς και της κουλτούρας μιας επιχείρησης ή και ενός οργανισμού, απαιτούνται για να την/τον οδηγήσουν σε μια επιτυχημένη μετάβαση. Απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί και ο γενικότερος εκσυγχρονισμός της παραγωγικής διαδικασίας των προσφερόμενων υπηρεσιών, όπως και η αλλαγή του τρόπου εργασίας του εργατικού δυναμικού. Δεδομένα, λοιπόν, η σημερινή εποχή χαρακτηρίζεται έντονα από μία, ολοένα, μεταβαλλόμενη και απαιτητική συνθήκη, η οποία σε ολόκληρο το φάσμα της εξαρτάται άμεσα από την τεχνολογία. Ο σχεδιασμός μιας επιτυχημένης μεθοδολογίας υλοποίησης, µε την εφαρμογή ολοκληρωμένης προσέγγισης στην ψηφιακή μετάβαση του κάθε οργανισμού, εδράζεται σε δύο σημαντικούς παράγοντες: τη σωστή αξιολόγηση της ψηφιακής στρατηγικής και της προτεινόμενης λύσης μαζί µε τους σωστούς ανθρώπους στον κάθε οργανισμό. Εξίσου σημαντικός παράγοντας στην υλοποίηση, βέβαια, είναι και η κατάλληλη εκπαίδευση του προσωπικού.
70 ΧΡΟΝΙΑ ΕΜΠΕΙΡΙΑΣ
Η Iron Mountain Inc., µε πάνω από 70 χρόνια ενασχόλησης στον τομέα της προστασίας και διατήρησης του σημαντικού φυσικού αρχείου, βρίσκεται σε θέση να κατανοήσει τις επιχειρηματικές και τεχνολογικές προκλήσεις και να δημιουργήσει ένα υβριδικό περιβάλλον, που επιτυγχάνει τη σύνδεση της φυσικής και ηλεκτρονικής πληροφορίας. Με έδρα της τη Βοστόνη των Ηνωμένων Πολιτειών, με παρουσία σε πέραν των 50 χωρών και 1.600 εγκαταστάσεων, η Iron Mountain Inc. χαίρει της εμπιστοσύνης περισσότερων από 230.000 οργανισμών ανά το παγκόσμιο.
Στην Κύπρο η εταιρεία ιδρύθηκε το 2003 µε την επωνυμία Fileminders έχοντας έντονη δραστηριοποίηση στον τομέα της διαχείρισης αρχείου και πληροφοριών. Η εξαγορά της το 2017 από την Iron Mountain Inc. συνέτεινε στην ισχυροποίησή της στον κόσμο του ψηφιακού µετασχηµατισµού. Έχοντας επενδύσει σε σύγχρονα κέντρα ασφαλούς αποθήκευσης αρχείων και σε καινοτόμες τεχνολογίες αιχμής για την ψηφιακή διαχείριση της πληροφορίας, η εταιρεία συμμετέχει σε απαιτητικά έργα του Δημοσίου και εξυπηρετεί οργανισμούς του ιδιωτικού τομέα (άνω των 800 εταιρειών) παρέχοντας μεταξύ άλλων υπηρεσίες ψηφιοποίησης και διαχείρισης πληροφορίας. Βασικοί πυλώνες των υπηρεσιών της είναι η διαχείριση αρχείων και πληροφοριών (οργάνωση και ασφαλή φύλαξη του φυσικού αρχείου), υπηρεσίες ψηφιοποίησης (Scanning), καταγραφής και επεξεργασίας δεδομένων μέσω τεχνολογιών AI (Artificial Intelligence) και ML (Machine Learning), εμπιστευτική καταστροφή ηλεκτρονικών μέσων και εγγράφων (Records & Media Secure Destruction), καθώς και παροχή συστημάτων Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Περιεχομένου (Content Services Platform).
Σύμμαχο σε αυτή την προσπάθεια, αποτελεί η επιδίωξη της Ευρωπαϊκής Ένωσης, μέσω του Ταμείου Ανάκαμψης, για ενίσχυση του ψηφιακού μετασχηματισμού της οικονομίας και της κοινωνίας των Ευρωπαϊκών κρατών. Με τη χρηματοδότηση έργων που εντάσσονται σε αυτό, θα επωφεληθούν τόσο ο δημόσιος τομέας όσο και ο ιδιωτικός, αφού θα προσανατολιστούν προς αυτή την κατεύθυνση. Ο ολοκληρωμένος σχεδιασμός έργων ψηφιακού μετασχηματισμού στον δημόσιο τομέα θα ωφελήσει στον εκσυγχρονισμό του αλλά και στη δημιουργία νέων αποδοτικότερων καναλιών αλληλεπίδρασης με τους πολίτες και την αγορά. Η εφαρμογή της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και η υιοθέτηση της ηλεκτρονικής υπογραφής θα μειώσει τη δημιουργία, υποβολή και διαχείριση φυσικών εγγράφων, κάτι που συνεπάγεται ότι θα απαιτηθεί μια ορθότερη διαχείριση, αξιοποίηση και προστασία των ηλεκτρονικών πληροφοριών/δεδομένων που θα χρειάζεται να διατηρούνται εντός συστημάτων.
Στόχος και πρόθεση της Iron Mountain είναι η αξιοποίηση της εμπειρίας και τεχνογνωσίας της, συµµετέχοντας ενεργά στα έργα ψηφιοποίησης που βρίσκονται σήμερα προ των πυλών προκήρυξης ή και υλοποίησής τους, τα οποία υποστηρίζονται από το Ταμείο Ανάκαμψης αλλά και από την εθνική στρατηγική της χώρας μας ως προς την ψηφιακή αναβάθμιση των προσφερόμενων υπηρεσιών προς τους πολίτες. Παράλληλα, συνεχίζουμε να ενισχύουμε τις παρεχόμενες λύσεις μας, στις εταιρείες του ιδιωτικού τομέα, διασφαλίζοντας στο μέγιστο βαθμό την ποιότητα και αποτελεσματικότητά τους. Η υλοποίηση, το προηγούμενο διάστημα, των πιο μεγάλων και πολύπλοκων έργων ψηφιοποίησης και η δυνατότητα ψηφιοποίησης πέραν των 70 εκατομμυρίων εικόνων ετησίως στα δύο κέντρα ψηφιοποίησης που διαθέτει η εταιρεία αποτελούν εγγύηση για επιτυχή σχεδιασμό και υλοποίηση νέων έργων το προσεχές μέλλον.
Τηλέφωνο: +357 22445520
Email: info.cy@ironmountain.com
ΟΙ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΜΑΣ
• Διαχείριση αρχείων και πληροφοριών (οργάνωση και ασφαλή φύλαξη του φυσικού αρχείου)
• Υπηρεσίες ψηφιοποίησης (Scanning)
• Καταγραφή και επεξεργασία δεδομένων μέσω τεχνολογιών AI (Artificial Intelligent)
• Εμπιστευτική καταστροφή ηλεκτρονικών μέσων και εγγράφων (Records & Media Secure Destruction)
• Παροχή συστημάτων Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Περιεχομένου (Content Services Platform)
Διαβάστε επίσης: ΙδΕΚ: Strong innovator η Κύπρος σε έρευνα και καινοτομία