Είναι φανερό ότι το ΤΕΠΑΚ πρωτοπορεί και καινοτομεί για να παραμένει ένας σύγχρονος Δημόσιος Οργανισμός.

ΤΟΥ ΚΑΘ. ΠΑΝΑΓΙΩΤΗ ΖΑΦΕΙΡΗ*

Ο Ψηφιακός Μετασχηματισμός των Οργανισμών, ειδικότερα των Δημοσίων, κρίθηκε τα τελευταία χρόνια ακόμα πιο απαραίτητος και επιτακτικός λόγω και των ασταθών συνθηκών που προκάλεσε η πανδημία. Αρκετές υπηρεσίες του Δημόσιου και ευρύτερου Δημόσιου Τομέα, κλήθηκαν να δράσουν «πυροσβεστικά» και να αναπτύξουν σε πολύ μικρό χρονικό διάστημα, ψηφιακές λύσεις μέσω των οποίων θα μπορούσαν να συνεχίσουν να εξυπηρετούν τους πολίτες και να προσφέρουν βασικές υπηρεσίες. Το Τεχνολογικό Πανεπιστήμιο Κύπρου σε αυτή τη συγκυρία ήταν έτοιμο να αντιμετωπίσει τις νέες συνθήκες, αφού βρισκόταν ήδη σε μια πορεία υλοποίησης Ψηφιακών Μεταρρυθμίσεων.

Είχαμε θέσει ως βασικό στρατηγικό στόχο, την προώθηση διοικητικών μεταρρυθμίσεων, στο επίκεντρο των οποίων βρισκόταν η απλοποίηση εσωτερικών διαδικασιών και η ηλεκτρονική διακυβέρνηση. Ο Ψηφιακός Μετασχηματισμός του πανεπιστημίου ήταν μονόδρομος λόγω των συνεχών πιέσεων από τις δημοσιονομικές συνθήκες που μας επέβαλαν την επικέντρωση στην ευελιξία, την ποιότητα των προσφερόμενων υπηρεσιών, μεγαλύτερη διαφάνεια στη διαχείριση του δημόσιου χρήματος και ενίσχυση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας των Δημοσίων Οργανισμών. 

Τα τελευταία χρόνια έχουμε καταφέρει να υλοποιήσουμε σειρά επιτυχημένων και βραβευμένων - σε τοπικό και πανευρωπαϊκό επίπεδο- έργων ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, επικεντρώνοντας τις προσπάθειές μας σε διαδικασίες που επηρεάζουν μεγάλο αριθμό εσωτερικών και εξωτερικών χρηστών.

Εισαγάγαμε τις ψηφιακές κάρτες μέσω εφαρμογής κινητού (application) για όλη την πανεπιστημιακή κοινότητα, φοιτητές/τριες και μέλη του ακαδημαϊκού και διοικητικού προσωπικού. Δημιουργήσαμε και αυτοματοποιήσαμε το σύστημα διαχείρισης πληρωμών «e-payments», μέσω του οποίου η αρμόδια υπηρεσία διεκπεραιώνει πέραν των 10.000 οδηγιών πληρωμής ετησίως. 

«Αll-in-One HR»

Εδώ και μερικά χρόνια το ΤΕΠΑΚ ανέπτυξε ένα πλήρως αυτοματοποιημένο, ψηφιακό και έξυπνο σύστημα («Αll-in-One HR») που σχεδιάστηκε (πλήρως εσωτερικά) με βάση τις υπάρχουσες γνώσεις ανθρώπινου δυναμικού και υποδομή πληροφορικής και είναι προσαρμοσμένο για Οργανισμούς Δημοσίου και ευρύτερου Δημοσίου Τομέα. Το «All-in-One HR» έλαβε ευρωπαϊκή διάκριση ως καλή πρακτική ψηφιακής δημόσιας διοίκησης  στο πλαίσιο Πανευρωπαϊκού Διαγωνισμού (European Public Sector Awards-EPSA 2021) που διεξήγαγε το Ευρωπαϊκό Ινστιτούτο Δημόσιας Διοίκησης (European Institute of Public Administration), ενός Θεσμού που επιβραβεύει τις προσπάθειες ενίσχυσης μιας Καινοτόμας, Πράσινης και Ψηφιακής Δημόσιας Διοίκησης.

Επιστέγασμα των πρωτοβουλιών της Ψηφιακής Στρατηγικής του πανεπιστημίου, αποτελεί η πλήρης εφαρμογή της ηλεκτρονικής υπογραφής σε όλες τις εσωτερικές διαδικασίες του από τον Απρίλιο του 2021. Πρόκειται για ένα σημαντικό βήμα προς τα εμπρός, που δίνει - στην πράξη - ώθηση στην εφαρμογή της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης στο πανεπιστήμιο και την επιτυχή του μετάβαση στη νέα ψηφιακή εποχή. Το ΤΕΠΑΚ είναι ο πρώτος Δημόσιος Οργανισμός που εφαρμόζει την ηλεκτρονική υπογραφή σε ευρεία κλίμακα και το πρώτο από τα δημόσια πανεπιστήμια της Κύπρου. Κρατικοί φορείς και αξιωματούχοι έχουν κατ’ επανάληψη αναγνωρίσει τον πρωτοποριακό χαρακτήρα του εγχειρήματός μας και έχουν καλέσει άλλους Οργανισμούς και πανεπιστήμια να ακολουθήσουν το παράδειγμα του ΤΕΠΑΚ. 

Τα στοιχεία για τη χρήση της ηλεκτρονικής υπογραφής αναδεικνύουν τη σημασία του έργου στη βελτίωση της λειτουργίας του Οργανισμού. Συνολικά το 2022 έχουν υπογραφεί ηλεκτρονικά 41.215 έγγραφα και σημειώματα και έχουν δοθεί 25.840 εγκρίσεις για οδηγίες πληρωμής. Αν αναλογιστεί κανείς τον χρόνο που απαιτείται για την εξασφάλιση χειρόγραφων υπογραφών γι’ αυτούς τους αριθμούς εγγράφων και εντολών και την προσπάθεια εξακρίβωσης της εξέλιξης τους, μπορεί να πει με σιγουριά ότι η ηλεκτρονική υπογραφή εκμηδένισε τον μη παραγωγικό χρόνο που μεσολαβούσε μεταξύ τού κάθε σταδίου των διαδικασιών. Πλέον η υπογραφή, γίνεται σε λίγα δευτερόλεπτα με εγκυρότητα, ασφάλεια και ακεραιότητα. Επίσης, το 2022 έχουμε πετύχει εξοικονόμηση περίπου 30% σε σχέση με το 2019, σε δαπάνες αγοράς χαρτιού και εκτυπωτικών μελανιών.

ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΕΠΙΤΥΧΙΑΣ

Η καλλιέργεια ψηφιακής κουλτούρας αποτελεί δομική αλλαγή για Οργανισμούς του Δημόσιου και του ευρύτερου Δημόσιου Τομέα και στην περίπτωση του Τεχνολογικού Πανεπιστημίου Κύπρου κρίθηκε από μερικούς βασικούς παράγοντες.

Ως ηγεσία του Οργανισμού, παρείχαμε πλήρη στήριξη στα διάφορα έργα που υλοποιούνται σ’ αυτή τη βάση, καθώς η Ψηφιακή Διακυβέρνηση (e-governance) και η αυτοματοποίηση (automation) των εσωτερικών διαδικασιών με την αξιοποίηση της τεχνολογίας ήταν ανέκαθεν και συνεχίζει να αποτελεί στρατηγικό στόχο υψηλής προτεραιότητας, που συνδέεται επίσης με την ετήσια αξιολόγηση απόδοσης του πανεπιστημίου, των διοικητικών υπηρεσιών και των στελεχών του. Η εμφανής ευθυγράμμιση με τη στρατηγική του Οργανισμού, αυξάνει από μόνη της το επίπεδο δέσμευσης και προσοχής που αποδίδουν τα στελέχη στα σχετικά θέματα. Εξαιρετικά σημαντική υπήρξε και η θετική βούληση του συμβουλίου του πανεπιστημίου το οποίο ενστερνίστηκε τον εκσυγχρονιστικό προσανατολισμό που είναι αναγκαίος για την πρόοδο και ανάπτυξη του πανεπιστημίου.  

Η συστηματική προσπάθεια του ΤΕΠΑΚ για την υλοποίηση έργων ηλεκτρονικής διακυβέρνησης βασίζεται επίσης στην ευαισθησία που επιδεικνύει το πανεπιστήμιο ως Οργανισμός ευαίσθητος σε θέματα βιώσιμης ανάπτυξης.  Οι ψηφιακές λύσεις που σχεδιάζονται και εφαρμόζονται είναι «πράσινες», ενσωματώνουν υπεύθυνα στοιχεία περιβαλλοντικής ευαισθησίας και μειώνουν στο ελάχιστο το αποτύπωμα που αφήνει ο Οργανισμός στο περιβάλλον.

Είναι φανερό ότι το ΤΕΠΑΚ πρωτοπορεί και καινοτομεί για να παραμένει ένας σύγχρονος Δημόσιος Οργανισμός. Η πλήρης υιοθέτηση και εφαρμογή της ηλεκτρονικής υπογραφής αποτελεί ένα ισχυρό παράδειγμα της ψηφιακής κουλτούρας που χαρακτηρίζει το Τεχνολογικό Πανεπιστήμιο Κύπρου και συμπεριλαμβάνει όλα εκείνα τα στοιχεία που οι πολίτες θέλουν να έχει κάθε τους εμπειρία με τη Δημόσια Υπηρεσία: ταχύτητα στην εξυπηρέτηση, ευκολία, αξιοπιστία, συνετή χρήση και πλήρης αξιοποίηση των διαθέσιμων πόρων (οικονομικών και ανθρώπινων) και διαφάνεια.

Διαβάστε επίσης: Τάσος Χριστοφίδης: Ξύνοντας την επιφάνεια

*ΠΡΥΤΑΝΗ ΤΟΥ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΚΥΠΡΟΥ